Volatile Nederland: ‘Meer inzicht in het verkoopproces dankzij de software van Digi-Process.’

‘Het ging verbazingwekkend makkelijk. Binnen 2 à 3 maanden waren we live,’ vertelt Maurice van der Spek. Als controller en verantwoordelijke voor ICT & ERP bij Volatile Nederland B.V. deelt hij zijn ervaringen met Digi-Process.

‘We zijn een klein familiebedrijf dat verschillende soorten natuurlijke oliën en aromamengsels verkoopt. We verkopen grote hoeveelheden, maar kunnen ook kleine hoeveelheden verkopen. Dit vraagt veel van onze processen,’ zo begint Maurice het gesprek.

De huidige software was verouderd.

‘We wilden nieuwe software omdat de oude software niet meer werd ondersteund door onze softwarepartner en we wilden zelf meer met de software doen. Denk daarbij aan het verkrijgen van meer inzicht in de verkoop en betere analyses.

Verder wilden we het productieproces in de software integreren. We hebben veel kleine productiepartijen, waardoor de foutgevoeligheid hoog is en soms dingen worden gemist. Een stukje inzicht in het productieproces was erg welkom.’

Op zoek naar de juiste softwarepartner

‘Ik had zelf al ervaring met AFAS,’ vertelt Maurice. ‘Maar om een goede keuze te maken, schakelden we een onafhankelijk bureau in. Daar kwamen we vervolgens op een top 5  van softwarebedrijven uit, waarvan we er een aantal gesproken hebben. Vervolgens sprak ik een oom op een verjaardag die Digi-Process aanraadde. Daarom voegden we hen ook toe aan het lijstje.’

Vanuit het productieproces denken

Al snel sprak Maurice met Simon Doorn en dat gesprek verliep positief. ‘Er was direct een klik en ik merkte dat Simon echt bereid was om mee te denken. Daarnaast benadert Digi-Process de software vanuit het productieproces, terwijl veel softwarepartners dat vanuit het financiële proces doen. Dat sprak mij erg aan.

Ook past Digi-Process goed bij onze manier van werken. Wij zijn een uniek bedrijf dat dingen anders aanpakt. De software kunnen we daarop makkelijk aanpassen. Al deze zaken bij elkaar opgeteld, was de keuze voor ons duidelijk: we kiezen voor Digi-Process.’

Een verbazingwekkend makkelijke implementatie

Maurice maakte zich vooraf zorgen over de implementatie en livegang, maar dat viel uiteindelijk reuze mee. ‘We waren binnen 2 tot 3 maanden geïmplementeerd en dat had nog sneller gekund als we bepaalde zaken al geregeld hadden.

Na de implementatie werd het spannend. We gingen live met een koppeling met Exact. En het is altijd maar de vraag of dit werkt. Henk-Jan kwam 2 dagen bij ons op locatie voor de livegang. Dat was erg prettig.

De livegang met de koppeling met Exact ging wat moeizamer, maar ook dit werd al snel opgelost. Na de livegang hebben we ook een koppeling gemaakt met Shopify. Toen deze live ging, was de koppeling gelijk helemaal goed.’

Meer inzicht en eenheid van werken

‘We werken nu al even met Digi-Process en dat bevalt goed. Iedereen werkt op dezelfde manier. Hierdoor hebben we eenheid in gegevens. Dat helpt ons om beter inzicht te krijgen in de resultaten. We kunnen op basis van cijfers onze processen aansturen.’

Blijf bij jezelf

‘De mannen van Digi-Process kijken naar wat jij nodig hebt en dat vind ik een goed uitgangspunt. Sta je op het punt om software te kiezen? Kijk dan wat er bij jou past,’ geeft Maurice als tip mee. ‘Blijf bij jezelf. Welke processen heb jij en welke software zou daarbij passen? Dan maak je de beste keuze.’