Gordijnatelier Hoekman B.V. – Van handmatige bonnetjes naar een soepel digitaal proces

Het Gordijnatelier Hoekman B.V. uit Genemuiden gebruikt al een aantal jaar Digi-Proces en er komen nog steeds nieuwe functionaliteiten bij. Hugo de Jager vertelt in een interview over de overgang van het handmatig verwerken van alles naar een digitaal proces, waarmee zij ongeveer 2 FTE besparen.

‘Jarenlang werkte het bedrijf met handmatige orderbonnen. De orders werden ingevuld op bonnen, die vervolgens bij de stoffen werden gevoegd en in het atelier werden verwerkt. Elke order betekende opnieuw het invoeren van namen, adressen, stofnamen en maten. Dat kostte veel tijd en was foutgevoelig.’

Daarom ging Hugo op zoek naar een oplossing, maar dat bleek niet zo makkelijk. ‘Hoewel er al softwareoplossingen in de markt waren, sloten deze niet goed aan. Ze waren vaak kostbaar en misten juist in de details wat nodig was voor het maatwerkproces van het bedrijf. De vraag werd daarom steeds concreter: hoe kunnen we onze manier van werken digitaliseren, zonder concessies te doen aan flexibiliteit en maatwerk?’

Software vanuit de praktijk ontwikkeld

Henk Jan, eigenaar Digi-Process, was al van jongs af aan betrokken bij het bedrijf en kende het werkproces van binnenuit. Hij ontwikkelde eerder al het orderprogramma waarin klanten zelf hun orders en maatvoeringen invoeren. Dit vormde een belangrijke eerste stap in de digitalisering.

“De volgende uitdaging was het automatiseren van de facturatie. De oude facturatiesoftware bood te weinig mogelijkheden en sloot niet goed aan op het orderproces. Aangezien Henk Jan op dat moment het bedrijf Digi-Process was gestart, besloten wij ook dit door hen te laten ontwikkelen.”

“Dit facturatieprogramma is direct gekoppeld aan het orderprogramma. Zodra een order is afgerond, komt deze automatisch in de facturatie terecht. Medewerkers hoeven de gegevens alleen nog te controleren en te bevestigen.”

Doordat de software is gebouwd op basis van de dagelijkse praktijk op de werkvloer, sluit deze precies aan op het productieproces. Bovendien is er ruimte om modules aan te passen of uit te breiden wanneer er in de praktijk nieuwe behoeften ontstaan.

Het resultaat: grote tijdsbesparing en minder fouten

De combinatie van het orderprogramma en Digi-process levert het bedrijf een enorme efficiëntieslag op. In totaal komt dit neer op ongeveer twee FTE aan tijdsbesparing.

Alleen al op het gebied van facturatie is de winst groot: wat vroeger een hele werkdag per week kostte, is nu in anderhalf uur geregeld. Daarnaast zijn fouten sterk verminderd. Waar medewerkers vroeger alles handmatig invoerden, controleren ze nu vooral of het systeem klopt.

Ook het inzicht in de organisatie is verbeterd. Rapportages over klanten, prestaties en knelpunten zijn eenvoudig op te vragen. En als er behoefte is aan extra inzicht, kan dat worden ingebouwd. Alles is digitaal terug te vinden, overzichtelijk en up-to-date.

Advies aan andere ondernemers

Voor ondernemers die op zoek zijn naar software, zit de belangrijkste les in de koppeling tussen praktijk en theorie. Veel standaardprogramma’s zien er goed uit, maar missen juist in de details die op de werkvloer het verschil maken.

De kracht van Digiproces zit volgens het bedrijf in het feit dat het is ontwikkeld vanuit de praktijk. Niet vanuit theorie achter een beeldscherm, maar met kennis van het dagelijkse werkproces. Juist die details zorgen ervoor dat alles synchroon loopt en echt werkt voor de organisatie.