Brugmans Eieren werkt efficiënter én professioneler dankzij Digi-Process

Brugmans Eieren uit Giessen levert dagelijks verse producten aan een grote groep klanten. Het bedrijf bestaat al jaren en is van oorsprong gewend om praktisch te werken. Maar naarmate het klantenbestand groeide, werd de vraag om bepaalde processen te digitaliseren groter.

De zoektocht: veel softwareleveranciers, weinig oplossingen

“Alle pakbonnen vulden we eerst handmatig in en daarna moesten ze ook handmatig verwerkt worden. Dat kostte veel tijd en informatie was lastig terug te vinden.” Toen Peter besloot dat het tijd werd om te digitaliseren, begon ze aan een zoektocht. Maar dat bleek lastiger dan gedacht.

“Veel softwarebedrijven werkten volgens een standaard workflow: klant bestelt → order → levering → factuur. Maar Brugmans Eieren werkt anders. We rijden met een bus langs klanten, waarbij een deel vooraf is besteld en een deel onderweg wordt verkocht.”

“Ik heb zeker tien bedrijven gesproken, maar niemand snapte hoe wij werken. De systemen pasten gewoon niet. Totdat ik met Simon van Digi-Process sprak.”

Software op basis van onze behoefte

Na een eerste contactmoment kwam Simon van Digi-Process langs om het bedrijf, de processen en de uitdagingen écht te begrijpen. “Dat vond ik fijn. Geen standaardverhaal of verkooppraatje. Eerst luisteren. Past Digi-Process bij ons? Kunnen ze het écht? Dat gaf vertrouwen.”

Digi-Process ontwikkelde vervolgens een overzichtelijke oplossing waarin de chauffeurs op de tablet een pakbon kunnen aanmaken (inclusief extra bestellingen). Na afronding wordt deze automatisch vastgelegd in Digi-Process en direct omgezet naar een factuur.

Implementatieproces verliep goed

“Ook de implementatie verliep heel prettig”, geeft Peter aan. Het proces ging stap voor stap:

• Testperiode in juni/juli
• Laatste details verwerken na de zomervakantie
• Doorontwikkeling met kleine optimalisaties

“Als er iets is, dan wordt het snel opgepakt. Vaak binnen een week. Je hebt altijd iemand aan de lijn die weet wie je bent en dat werkt heel prettig.”

Tijdwinst, professionaliteit en meer inzicht

Sinds het gebruik van Digi-Process merkt Brugmans Eieren grote voordelen:

• 8 uur tijdsbesparing per maand: De stapel handgeschreven bonnen en verzamelfacturen is verleden tijd.
• Professionelere uitstraling: Digitale bonnen én facturen zijn duidelijker en betrouwbaarder.
• Traceerbaarheid (NVWA) volledig geborgd: Elke bon bevat automatisch traceercodes.
• Meer inzicht in marges: Doordat inkoopprijzen zijn gekoppeld, ziet het bedrijf nu voor het eerst de brutomarge per klant.

“Bij sommige klanten zagen we ineens dat we bijna voor niets reden. Dankzij het inzicht hebben we dat kunnen corrigeren. Dat heeft direct extra winst opgeleverd.”

Advies aan andere ondernemers

“Bel meerdere partijen en leg jouw werkwijze voor. Niet elk softwarepakket past. Wij vonden Digi-Process omdat zij echt luisterden en wilden begrijpen hoe wij werken. Dat maakt het verschil.”

Tot slot over de samenwerking

Peter vat het samen: “De samenwerking verloopt heel goed. Je hebt iemand aan de telefoon die weet wie je bent, meedenkt en snel schakelt. Dat werkt gewoon fijn.”