Meer rust, inzicht en overzicht in ICT-bedrijf door software van Digi-Process

Simon Doorn, eigenaar van het ICT-bedrijf Doorn Automatisering en mede-eigenaar van Digi-Process, vertelt zijn verhaal. Waarom begon hij met Digi-Process en welke impact had dat op zijn andere bedrijf?

Het begon allemaal in de zomer van 2020. Simon wilde een softwarepakket voor zijn ICT-bedrijf, maar kon niet het juiste pakket vinden. Hij vond geen software die goed paste bij de behoeften van zijn bedrijf, Doorn Automatisering. De uitdagingen waar hij in die periode tegenaan liep, waren:

• Geen inzicht of grip op processen.
• De backoffice groeide sneller dan hij wilde.
• Informatie was versnipperd binnen de organisatie.

Op zoek naar software voor ICT-bedrijf Doorn Automatisering

Er zijn altijd meerdere wegen die naar Rome leiden. Zo ook in de zoektocht naar software voor Doorn Automatisering. Maar Simon kon niet het juiste pakket vinden, omdat:

• Er zijn hele goede softwarepakketten voor bijvoorbeeld ticketing, maar die hebben geen offerte module (en visa versa).
• Generieke pakketten missen functies voor specifieke ICT-processen, zoals abonnementen- en contractbeheer.

Simon: “Toen ik geen geschikte software kon vinden, sprak ik met Henk-Jan Leusink. Dat klikte goed, en al snel ontstond het idee om een eigen softwarepakket te ontwikkelen. Na verschillende gesprekken en een goed plan zijn we aan de slag gegaan.”

Rust en inzicht

De belangrijkste meerwaarde van Digi-Process voor Simon is rust in zijn hoofd. “Je hebt zoveel verschillende dingen lopen bij klanten, en daarnaast wil je ook sturen op resultaten. Als je dan geen inzicht hebt, geeft dat veel onrust. Daarom ben ik enorm blij met de software die we nu hebben.”

Grip op abonnementenbeheer

“Wat ook ontzettend fijn is, is het abonnementenbeheer. We hebben alles zo ingericht dat elk abonnement wordt doorgefactureerd. Dit is voor mij inzichtelijk en als er wijzigingen zijn in de afspraken, worden deze automatisch doorgevoerd richting de klanten.”

Iedereen werkt met dezelfde gegevens

Ook is het prettig dat iedereen met dezelfde gegevens werkt. “Als een klant belt naar onze servicedesk, krijgt de medewerker een pop-up met het account van die klant. Daarin staan alle relevante gegevens (historie, documentatie, afspraken, enzovoort). Vervolgens kan de medewerker direct vervolgacties inzetten, zoals een ticket aanmaken voor een collega. Die ontvangt een melding of het verschijnt in zijn planning – met alle benodigde informatie erbij. Zo werkt iedereen vanuit dezelfde bron van informatie.”

Lees op deze pagina meer over de Software voor ICT-bedrijven.

Minimale extra uren voor de backoffice

Door het goed georganiseerde systeem heeft Simon relatief weinig backoffice-uren nodig.

“Negen jaar geleden hadden we iemand 1,5 dag per week op de administratie zitten; nu is dat slechts 2 dagen, terwijl de organisatie is gegroeid van 5 naar 12 FTE.”

Oproep aan andere ICT-bedrijven

“Natuurlijk spreek ik voor eigen parochie, maar ik denk dat we écht goede software hebben gebouwd – onder andere voor ICT-bedrijven. Ik werk er zelf elke dag met plezier mee, en dat gun ik andere ICT-ondernemers ook.”

‘Daarnaast vind ik het ook gewoon leuk om met andere ICT-ondernemers te sparren of hen te helpen. Je bent dus altijd welkom voor een bak koffie, samen kom je verder!’