ERP Software voor ICT-bedrijven

Als ICT-bedrijf heb je te maken met uiteenlopende processen die vaak door elkaar lopen. Van verkoop en projecten met een duidelijk begin en einde, tot klantvragen via de servicedesk en het beheer van abonnementen – het zijn veel verschillende informatiestromen.

Maar hoe houd je het overzicht? En hoe zorg je ervoor dat iedereen met dezelfde, actuele informatie werkt?

Ga sneller door de pagina heen door op de onderstaande links te klikken: 

• Klantinformatie inzichtelijk.
• Ticketingsysteem
• Klantportaal
• Planning
• Uitvoering en Documentatie
• Administratie
• Rapportages
• Koppelingen
• Waarom Digi-Process?

Eén van de eigenaren, Simon Doorn, herkent je zoektocht naar het juiste softwarepakket. Hij heeft zelf ook een ICT-bedrijf (Doorn Automatisering) en was, net als jij, op zoek naar passende software.

Zijn backoffice groeide harder dan zijn frontoffice, en als dat zou blijven doorgaan, was dat niet vol te houden. Tegelijkertijd groeide zijn organisatie en had hij steeds minder inzicht in de lopende processen. Dat zorgde voor onrust. Hij had dus een softwarepakket nodig – maar welke?

Geen enkel softwarepakket sloot goed aan op de processen binnen zijn ICT-bedrijf. Daarom besloot hij samen met Henk-Jan Leusink een softwarebedrijf te starten dat daar wél perfect op aansluit. Hieruit is Digi-Process ontstaan.

Het proces bij ict-bedrijven begint bij het eerste gesprek. Vervolgens wordt een bedrijf klant en worden er allerlei afspraken gemaakt. Je wilt dat deze informatie niet alleen in je hoofd blijft zweven, maar wordt vastgelegd. Zodat een collega ermee aan de slag kan en alles voor iedereen inzichtelijk is.

Digi-Process ondersteunt je bij het opstellen van offertes en het beheren van klantinformatie en afspraken. Voor jou als ondernemer betekent dat minder giswerk – en meer zekerheid over wat er binnen je bedrijf gebeurt.

Een klant belt met een vraag. Als servicemedewerker moet je dan direct alles inzichtelijk hebben: welke afspraken zijn er gemaakt, wat is er in het verleden gebeurd, en wat kun je de klant beloven? Vaak komt hier een vervolgactie uit voort. Dit moet snel aan een collega worden toegewezen.

Zodra een klant belt, krijgt de helpdeskmedewerker direct de klantgegevens in beeld. Met één klik kan er een ticket worden aangemaakt. Het ticket is gekoppeld aan een klant en bevat alle relevante informatie, zoals klantgegevens, apparatuur, SLA-afspraken, Wiki Knowlegde database (met type systemen en zaken die bij dat project horen) en communicatiegeschiedenis (of eerdere tickets).

Zo voorkom je dat waardevolle informatie versnipperd raakt of verdwijnt in losse mailboxen of documenten. Ook is de klant snel geholpen – wat goed is voor de klanttevredenheid.

Een klant wil graag goed geïnformeerd blijven, en daarom is een klantportaal een belangrijk onderdeel van de communicatie. In Digi-Process hebben we zo’n portaal, waarin de klant alle tickets kan volgen. Ook kunnen zij nieuwe tickets aanmaken en feedback geven. Daarnaast vinden zij er informatie over lopende abonnementen, gedetailleerde licentiegegevens, facturen en de betaalstatus.

Zo weet de klant altijd wat de status is van tickets, facturen en abonnementen. Dat voorkomt veel onnodige telefoontjes naar jouw collega’s.

Je bedrijf groeit en het past steeds minder goed in je hoofd. Klanten bellen, personeel verwacht iets van je, en alles moet op elkaar aansluiten. Hoe houd je het werkbaar? Je kunt extra mensen aannemen, maar je wilt het liefst zo min mogelijk overheadkosten. Dat was ook de uitdaging voor Simon Doorn.

Een helder overzicht van je capaciteit is onmisbaar. Maar in tegenstelling tot veel andere bedrijven ontstaan er bij ICT-bedrijven veel ad-hocacties. Een klant belt met een storing, en je moet direct kunnen schakelen. Je moet dus inzicht hebben in wie er beschikbaar is.

Digi-Process biedt slimme planningsfuncties, eventueel volledig geïntegreerd met Outlook. Taken en afspraken worden automatisch gesynchroniseerd. Medewerkers worden efficiënt ingepland op basis van beschikbaarheid en expertise.

Ook worden repeterende taken automatisch ingepland. Denk bijvoorbeeld aan het back-uppen van de data bij klanten elke maand.

Je voorkomt hiermee dubbel werk en zorgt voor een professionele, goed georganiseerde dienstverlening. Jouw klanten tevreden, jij tevreden. En je weet wat de werkvoorraad is en kunt daarop actie ondernemen.

Je collega’s moeten op locatie makkelijk kunnen werken. Daarvoor hebben ze alle informatie nodig – inclusief historie.

Onze software biedt een centrale wiki waarin alle klant- en projectinformatie is opgeslagen: instructies, netwerkinstellingen, specifieke afspraken – alles overzichtelijk bij elkaar. De ingebouwde tijdregistratie maakt het eenvoudig om gewerkte uren accuraat vast te leggen, wat zorgt voor betrouwbare rapportage en facturatie.

Dit voorkomt miscommunicatie en maakt je interne processen een stuk efficiënter. Jij kunt op elk moment zien wat de status van projecten is.

Administratie is nodig, maar je wilt het liefst zo min mogelijk overheadkosten.

Of je nu werkt met abonnementen, SLA’s of losse projecten – Digi-Process neemt je administratie uit handen. Het systeem automatiseert het volledige facturatieproces, bewaakt het gebruik van contracturen en alarmeert bij overschrijdingen.

Tegelijkertijd krijg je heldere inzichten in marges en rendement, zodat je grip houdt op je financiële prestaties. Geen verrassingen meer aan het einde van de maand – alleen duidelijke cijfers die kloppen.

Voorbeeld: Simon had 9 jaar geleden iemand 1,5 dag op de administratie zitten, nu slechts 2 dagen. Terwijl de totale organisatie is gegroeid van 5 naar 12 FTE. Door te investeren in slimme software, bespaart hij aanzienlijk op personeelskosten.

Omdat jouw organisatie groeit, heb je behoefte aan duidelijke informatie. Je wilt weten waar de organisatie staat en of er actie nodig is.

In Digi-Process krijg je heldere rapportages en dashboards over bijvoorbeeld het ticketvolume, de productiviteit van medewerkers en de serviceprestaties. De rapportages worden afgestemd op jouw specifieke behoeften.

Op die manier heb je inzicht in de gang van zaken – en dat geeft je een hoop rust.

Als ICT-bedrijf werk je vaak met verschillende systemen om zaken overzichtelijk en efficiënt te houden. Niet al deze tools passen standaard binnen het systeem van Digi-Process. Daarom hebben we een aantal belangrijke koppelingen gerealiseerd:

• NinjaOne → Hiermee monitort Doorn Automatisering alle systemen van klanten.
• CloudFactory → Hiermee monitoren we de facturen en abonnementen die we bij Microsoft afnemen. Deze informatie hebben we ook in Digi-Process nodig, bijvoorbeeld voor de facturering.
• Xelion telefonie → Dit systeem zorgt ervoor dat, wanneer klanten bellen, de servicemedewerker direct in Digi-Process ziet wie er belt.

Daarnaast bieden we ook mogelijkheden om met andere systemen te koppelen, afhankelijk van jouw behoeften en wensen. Zo heb jij maximaal inzicht, in plaats van allemaal losse systemen naast elkaar.

Als ICT-ondernemer zul je je herkennen in Simon. Hij had dezelfde uitdagingen als jij. Hij miste belangrijke informatie, waardoor het steeds lastiger werd om vanuit rust de organisatie aan te sturen.

Nu heeft hij een geïntegreerd systeem: één platform voor tickets, planning, facturatie en klantbeheer. Gebouwd op basis van 12,5 jaar ervaring als ICT-ondernemer. Deze geïntegreerde aanpak elimineert de noodzaak voor meerdere, losse systemen.

Laat je bedrijf niet vastlopen in onduidelijkheid. Digi-Process geeft je het inzicht en overzicht dat je nodig hebt. Geen omslachtige software meer. Geen eindeloze spreadsheets. Maar wél rust, grip op je processen en ruimte voor groei – zonder dat je meteen meer mensen hoeft aan te nemen.

Neem contact op en ontdek hoe wij jouw ICT-bedrijf kunnen versterken.